Una organización necesita de las personas para existir, así como las personas necesitas de ellas. Ya que un individuo no puede por sí sólo cumplir con su objetivo, necesita de la ayuda de otro para alcanzarlo. Las personas pasan la mayor parte del tiempo en su trabajo y por ello el espacio laboral genera influencia en la forma de vivir, la manera de vestirse, sus aspiraciones, sus valores, etc. Y a su vez, las empresas se ven influenciadas por el modo de pensar y sentir de quienes forman parte de ella.

Todas las personas que trabajan forman parte de una organización y es ahí donde manifiestan sus emociones, a veces tienen motivaciones por sus tareas y otras veces no, afrontan día a día los inconvenientes o insatisfacciones que se les presentan, se relacionan con sus jefes y también con sus compañeros o colegas formando grupos.

Las relaciones humanas en una organización funcionan como una comunidad en la que tienen vecinos, amigos, amores y hasta enemigos por ello es necesario dar un vistazo al comportamiento de las personas dentro de la organización. Y para ello estas personas necesitan formar grupos.

«El grupo es un conjunto de dos o más individuos interdependientes e interactivos que buscan alcanzar objetivos comunes».

Grupo según su formalidad:

Las personas se asocian de manera más o menos continua, se tienden a formar grupos cuyas actividades o intereses pueden diferir de las que requiera la organización; estos son los grupos informales. Tanto los grupos formales como los informales presentan las mismas características generales.

Formales: Son grupos definidos y planificados por la organización para cumplir con los objetivos organizacionales. Se forman para cumplir tareas específicas que le dan su origen. Ejemplos de estos grupos formales pueden ser departamentos, equipos de trabajo, etc.

Informales: Surgen de las relaciones espontáneas entre miembros de una empresa que tienen una o más características en común. Estos tipos de grupos no están estructurados ni tampoco determinados por la organización. Un ejemplo lo podemos encontrar en un grupo de empleados que por afinidad comparten actividades fuera del ámbito laboral.

Grupos según su jerarquía:

Grupo de Mando. Este compuesto por los subordinados que están directamente bajo las ordenes de un supervisor asignado.

Ejemplo: Los supervisores de los diferentes departamentos conforman el grupo de mando en el organigrama.

Ejemplo: Los empleados de los departamentos del organigrama que está arriba conforman los grupos de trabajo.

Grupo de Trabajo. Es el que se compone de empleados que trabajan juntos para completar cierta tarea o proyecto en particular asignada por un supervisor inmediato.

Otros grupos:

Grupos por Interés: Formados por individuos que tal vez no pertenezcan al mismo grupo de mando o trabajo, que pueden afiliarse para lograr algún objetivo mutuo. Dichos objetivos no se asocian con los de la organización, pero son específicos para cada grupo.

Grupos por Amistad: Grupos se forman porque los integrantes tienen algo en común, como la edad, las creencias políticas, o por su ascendencia étnica, los grupos por amistad extienden frecuentemente su interacción y su comunicación a actividades fuera del trabajo.

Hoy en día cada vez más los equipos de trabajo están teniendo más importancia a nivel organizacional. En los comienzos, estos grupos no existían en las empresas debido a que las tareas que desempeñaban los empleados eran rutinarias, repetitivas e individualistas, no se daba participación a los mismos en la toma de decisiones, tampoco se esperaba que sean creativos e innovadores; solo bastaba que cumplan con su tarea específica. Sin embargo, con el avanzar de los tiempos y los nuevos descubrimientos, desde el estudio del comportamiento de las organizaciones. Hoy se busca personas con creatividad, participación en las decisiones organizacionales, influenciadas por una motivación, con perspectivas de superación profesional, etc.

En ese sentido observemos que elementos componen al grupo:

Aceptación Mutua. En la primera etapa de la formación del grupo sus miembros se mostrarán desmotivados a comunicarse entre sí; Es típico que no estén dispuestos expresar sus opiniones, actitudes o creencias hasta que alcancen un mínimo nivel de confianza mutua.

Motivación y Productividad. Cuando se alcanza un nivel ideal de comunicación entre los miembros de un grupo estos comienzan a invertir más tiempo en la consecución de las metas pertinentes al grupo y así comienzan a trabajar como unidad de cooperación en vez de competición.

Control y Organización. A estas alturas los miembros valoran el hecho de pertenecer al grupo y comienzan a reglamentarse por las reglas del grupo, toman prioridad las metas del grupo por encima de las individuales. Se obedecen las normas o se aplican sanciones cuya máxima expresión es el ostracismo por no cumplir con las metas o normas del grupo, otras normas de control incluyen el aislamiento temporal o el trato agresivo por parte de los demás integrantes.

Estructura. El paso del tiempo desarrolla algún tipo de estructura en el grupo. La experiencia, La agresividad, el poder y el estatus son los factores que la definen. En los grupos formales el estatus suele determinar la posición en la estructura y en los informales, se basa en cualquier cosa que parezca relevante al grupo.

Jerarquía de Estatus. El estatus y la posición son tan similares que pueden ser términos intercambiables, los criterios a considerar serian la experiencia o antigüedad del integrante del grupo sin comprometer su posición dentro de la estructura del mismo.

Rol. Cada persona tendrá un papel asociado dentro de la estructura del grupo. El papel es un conjunto organizado de comportamientos que se esperan de un individuo que ocupe una posición específica.

1.         Papel Percibido.

Es el patrón de comportamientos que la persona en un puesto piensa que debe desempeñar y que en algunos casos coincide con el papel esperado.

2.         Papel Desempeñado.

Suele ser el comportamiento que de hecho cumple o tiene la persona dentro del grupo. En los grupos relativamente bien fomentados suele coincidir el comportamiento del papel esperado con el percibido.

Normas. Son los estándares que generalmente comparten los miembros del grupo y que reúnen ciertas características que son importantes para estos, se forman solo con relación a asuntos que signifiquen algo para el grupo, se pueden poner por escrito, o comunicarse verbalmente.

Liderazgo. El papel del liderazgo en los grupos es una parte crucial porque el líder del grupo ejerce cierta influencia sobre sus integrantes y está en una posición excelente para juzgar lo preparado que este el grupo para asumir sus tareas.

Cohesión. Los grupos formales e informales parecen tener una cercanía o comunidad de actitud, comportamiento y desempeño. La cohesión es la fuerza de los deseos de los integrantes para permanecer en el grupo y su nivel de compromiso con él mismo.

Elementos del proceso de comunicación organizacional eficaz:

A nivel organizacional debemos tener en cuenta que la comunicación es fundamental y clave para una convivencia transparente, fluida y sobre todo clara entre sus miembros vinculados. Es ese sentido tocaremos algunos conceptos sobre la comunicación y su retroalimentación.

¿Qué es la retroalimentación?

 Es el proceso mediante el cual se transmiten significados, puede ser oral o escrita, que van desde una parte que emite, hacia otra que recibe y viceversa. En la comunicación organizacional encontramos cinco elementos claves:

El Mensaje.  Esta es la parte más importante de la comunicación, si ella no habrá fluidez ni retroalimentación. El mensaje debe ser claro, preciso, sencillo y sobre todo asertivo.

El Código. Se debe expresar de manera coherente la idea según el medio de transmisión de la misma.

La Transmisión.  Determinar el medio de transmisión según la necesidad, en estos tiempos de distancia social lo ideal sería a través de las redes sociales o videollamadas seria la ideal cuando dependemos de una retroalimentación inmediata o escrita cuando no es necesario obtener respuesta inmediata al mensaje que se comunica.

La Decodificación. La persona que recibe el mensaje debe hacer una correcta decodificación / interpretación del mensaje y captar el significado que del emisor.

La Acción. Una vez recibido el mensaje adecuadamente, el receptor debe emprender la acción específica del mensaje. Sin embargo, en todos los casos es conveniente darle alguna retroalimentación al emisor para que sepa que el mensaje se recibió correctamente.

Tipos de Comunicación en las organizaciones:

Comunicación Descendente. Esta comunicación es utilizada para emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar. Es decir, la comunicación que es emitida por el grupo de mando y que recibe el grupo de trabajo.

Comunicación Ascendente. Es cuando los trabajadores de una organización se comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama general que sucede al interior de la organización, especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo; ésta información suele ser detallada y específica. En este caso sería la emitida por el grupo de trabajo y es recibida por el grupo de mando.

Comunicación Horizontal. Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. Por ejemplo, la comunicación que fluye dentro del grupo de mando o dentro del grupo de trabajo.

Comunicación Informal. Es la que comprende toda la comunicación no formal entre los grupos de la organización, son la expresión de conducta natural de las personas por comunicarse y que algunas veces utilizan para complementar la información que reciben por canales formales. El rumor y el chisme forman parte de la comunicación informal.

Puntos claves para una comunicación eficaz en las organizaciones:

Comunicación Cara a Cara. Siempre que sea posible debe preferirse la comunicación cara a cara, ya que este sistema permite que el individuo emisor vea cómo reacciona la persona receptora del mensaje. Ya que la gesticulación, y la entonación contribuyen a darle más significado a lo que se trata de comunicar.

Simplicidad. Cualquiera que sea el medio de comunicación, los mensajes deben transferirse en un lenguaje sencillo y compresible. Siempre pensamos que estamos usando las palabras correctas en la manera que comunicamos sin tomar en cuenta que el receptor puede estar interpretándolas de otra manera.

Repetición. La repetición del mensaje es necesaria en todas las transmisiones excepto las más sencillas. Debemos tomar en cuenta siempre la cantidad de datos que queremos comunicar para intentar no sobrecargar la capacidad de entendimiento del receptor.

Empatía. Es el proceso mediante el cual la persona se pone figurativamente en el lugar de otra, en este caso nuestro receptor. Debemos considerar las reacciones que va a provocar el contenido de nuestro mensaje en el receptor para tomar previsión y evitar en lo posible que surjan malentendidos.

Escucha Efectiva. Fingir que se esta prestando atención a la persona que esta hablando es uno de los aspectos negativos de la comunicación. Se debe estar atento siempre al mensaje del que somos receptores para tener una idea clara, si tenemos dudas acerca del significado que tratan de comunicarnos debemos solicitar información adicional.